E-Arşiv uygulaması, günümüzde teknolojinin gelişmesi ve hayatımızın içerisine entegre olmasıyla beraber ön plana çıkan yöntemlerden birisidir. Hayatımızı kolaylaştıran teknolojik gelişmeler, iş hayatında da önemli bir yerde bulunmaktadır. E-Arşiv de bu uygulamalardan bir tanesidir. E-Arşiv, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde belirtilen haliyle, “elektronik ortamda oluşturulan faturanın kağıt veya elektronik ortamda alıcıya gönderilmesi, ikinci kopyasının da düzenleyen tarafından muhafaza edilmesini” kapsar. E-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), tarafından belirlenen standartlara uygun bir biçimde hazırlanmaktadır. E-Faturaların elektronik ortamlarda oluşturulması ve muhafazasını kapsayan bir uygulamadır ve birçok avantajı da içerisinde barındırır.
Kimler E-Arşiv Kullanmalı?
E-Arşiv kullanabilmek için öncelikle E-Fatura kullanıcısı olma şartı aranmaktadır. Yani E-Fatura kullanmadan E-Arşiv kullanıcısı olmak maalesef mümkün değildir. Bununla beraber gönüllü bir biçimde E-Faturaya geçenler de E-Arşiv hizmetlerinden yararlanabilmektedir. Dijital dönüşümün bizlere sunduğu bu nimetler, ciddi anlamda avantajlar da içermektedir. E-Arşiv ve E-Faturaya geçiş zorunluğu 10 milyon TL’lik cirodur. Fakat bu durum e-ticaret siteleri için farklıdır. E-Ticaret siteleri cirosu 5 milyonu aştığı zaman e-fatura ve e-arşiv uygulamalarına geçmek zorundadır. Peki avantajları ve özellikleri nelerdir?
- E-Arşiv faturaları uygun koşullarda saklama imkanı sağlamaktadır.
- Bu uygulamada müşteriye gönderilen faturanın haricinde bir de yedek fatura sunucularda saklanabilmektedir.
- Bu uygulamadan yararlanan firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturabilir ve kanuni süresi boyunca da saklayabilir.
- E-Arşiv uygulaması sayesinde firmalar hem zamandan hem de nakitten tasarruf ederler.
- Hata oranını azaltmaktadır.
- Ağaçların kesilmesine engel olur, kısaca ciddi anlamda çevre dostudur.
- Odalar dolusu klasör oluşumuna engel olunur.
- Aranılan faturalar hızlı ve kolay bir biçimde bulunur.
- Faturaların kaybolma riski de ortadan kalkar.
- Muhasebe süreçlerinde çalışanlar daha hızlı davranır bu sayede zamandan da tasarruf sağlanır.
E-Arşiv ve E-Fatura arasındaki farklar nelerdir?
E-Faturada kağıt baskısı herhangi bir anlam ifade etmez. E-Arşiv de elektronik olarak basılır. E-Arşiv de GİB’e rapor vermek zorunludur, E-Faturada ise GİB sadece aracı görevindedir. E-Fatura kullanımı belirli şartlarda zorunluyken E-Arşiv sadece e-ticaret dışında isteğe bağlı bir uygulamadır.