Teknolojinin gelişmesiyle beraber, iş hayatına da birçok yeni uygulama girmeye başladı. E-Defter de bu uygulamaların başında geliyor. Kanunlara göre tutulması zorunlu olan yevmiye defterleri ve diğer büyük defterlerin dijital ortamdaki haline E-Defter denilmektedir. Bu E-Defterler, maliyeye elektronik imza ile birlikte verilmektedir. E-Defterde kayıtlar standart Excel (XML) formatında hazırlanmaktadır. Bu uygulama sayesinde denetimler daha hızlı, güvenilir ve düzenli bir biçimde yapılabilmektedir.
Kimler E-Defter Kullanmalıdır?
E-Defter kullanımı bazı şartlar dahilinde zorunlu kılınmıştır. Vergi usul kanunlarına göre 10 milyon TL üzerinde ciro yapan firmalar zorunlu bir biçimde E-Defter uygulamasına geçmelidir. Bunanla beraber aynı zamanda firmalar gönüllü bir biçimde de geçiş mümkün olmaktadır. E-Deftere geçebilmek için firmaların illa elektronik fatura yani E-Fatura kullanma gibi bir zorunluluğu yoktur. Öte yanan E-Defter sistemine zorunlu geçiş yapan şirketler sene başında, gönüllü olanlar ise dönem içerisinde kayıt olmalıdır. Bununla beraber şahıs firmaları da E-Defter kullanıcısı olabilirler. E-Defterler, ayda bir mali müşavir, firma sahibi ya da muhasebeci tarafından ibra edilmelidir.
Peki E-Defter kullanımının faydaları nelerdir?
- E-Defter uygulaması ile dosyalar güvenli bir biçimde saklanır. Kaybolma gibi riskler minimum düzeye indirilir.
- Kağıt bastırmanıza gerek kalmaz, aynı zamanda Noter onayına da ihtiyaç duyulmaz. Bu sayede kağıttan tasarruf edilir, binlerce ağaç kesilmekten kurtarılır.
- Mürekkep ve yazıcı masrafı da ortadan kaldırılır.
- Arşiv için ayrılan bütçe ortadan kalkacağı için tasarruf etmiş olursunuz.
- Uluslararası denetimlere imkan sağlanmış olunur.
- Elektronik ortamlarda denetim sağlanmış olur.
- Zamandan da tasarruf edilir.
- İşgücünden de tasarruf edilir.
E-Defter Uygulamasına Nasıl Geçilir?
E-Defter uygulamasına geçebilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den bilgi almanız mümkündür. Bu uygulamaya geçebilmek için 2 yöntem bulunmaktadır. Bu yöntemler:
- Elektronik defter yani E-Defter yazılımlarının mükellef tarafından hazırlanması (Öncelikle test edilmektedir)
- Ya da uyumluluk onayı alınan programların kullanılması
E-Defter kullanmak isteyen firmalar bu web sitesine giriş yaparak, başvuru süreçlerini başlatabilirler.