Ticari olarak faaliyet gösteren her işletme, fatura kesmek ile yükümlüdür. Şirket ya da işletme olarak faaliyet göstermekte olan herhangi bir kurum ya da kuruluş, kullanıma bağlı olarak, farklı fatura çeşitlerini kullanmaktadır. Elbette ki bu fatura çeşitleri arasında, elektronik ortamda hazırlanmakta olan ve hazırlanışı, kullanımı, gönderimi ve saklaması diğer çeşitlere göre oldukça daha kolay olan bir çeşitten bahsetmek gerekirse, bu da ‘’ e-fatura nedir ‘’ sorularını ön plana getirmektedir. Bir fatura çeşidi olan e-fatura, günümüzde oldukça yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. Zaten, aylık, yıllık olarak belirli satış tutarını geçen işletme, şirket ve firmaların kullanması zorunlu olan bir sistem şeklinde de tanımlanması mümkündür. Elektronik ortamlarda hazırlanan bu fatura, kullanılan e-fatura programları dahilinde kolay bir kullanıma hizmet etmektedir. Kâğıda basılmayan bir fatura olurken, internet ortamlarında satıcı ve alıcı ile paylaşıldığı bilinmektedir.
E-Fatura Kullanımı Zorunlu Mu?
Güncel olarak, e- fatura kullanımı her işletme için zorunlu hale getirilmiştir demek mümkün olmayacak. Fakat, ilerleyen yıllarda pek çok işletme için zorunlu bir hale getirilecek olan bu sistem, işletmelerin daha avantajlı fırsatlardan yararlanmasına imkân sağlayacaktır. Elbette ki e-fatura kullanabilmek için, bunun için gerekli olan sisteme kayıt yaptırmanız gerekmektedir. Hangi firmalar e-fatura kullanmakla yükümlü diye soranlar için, aşağıda ki bilgilere göz atmak doğru olacaktır.
- Madeni yağ lisanslarına sahip olan firmalar
- Bahsedilen firmalar ile her yıl aldığı ve sattığı malların tutarlarının 25 milyon TL üzerinde olan firmalar
- ÖTV kapsamında yer alan, kolalı gazoz ya da alkollü içecek, tütün üretimi yapan ya da ithal eden firmaların da e-fatura kullanması zorunludur
- Yukarıda yer alan satış ve üretici firmalar ile mal alım satımı yapan ve yıllık satış tutarlarının 10 milyon TL üzerinde olan firmaların da e-fatura zorunluluğu bulunuyor denilebilir.
E- fatura kullanımının avantajları nelerdir?
Genel olarak; e-fatura nedir sorularınızı yukarıda ki bilgiler dahilinde yanıtlandırmış olurken, elbette ki bu fatura sistemini kullanmanın da firma, işletme ve şirketler adına oldukça büyük avantajları bulunuyor demek doğru olacaktır. İlk olarak, fatura basım maliyetleri azaltılacak ve firmanın yıl içerisinde ek olarak kâr elde etmesi ön planda tutulacaktır. Operasyon süreleri de azaltılırken, beraberinde, fatura kullanımı için gerekli olan ‘’ kâğıt, zarf, mürekkep, posta ve arşivleme ‘’ gibi giderlerin de ortadan kaldırılması, işletme adına ciddi bir ekonomik destek olacaktır. Her ne kadar günlük kullanılan faturaların maliyetleri çok yüksek olmasa da bunu uzun vadeli düşündüğümüzde binlerce lira fatura basım işlemine ödenen tutarlar olarak görmemiz mümkün olmaktadır. Ekonomik yönden büyük avantaj sağaldığını bilmeniz faydanıza olacaktır.
Hem daha hızlı hem de daha güvenli olması, elektronik ortamda arşivlenmesi de yine en büyük avantajları arasında yer alıyor. Fatura hazırlama süreci bildiğiniz gibi kapsamlı olmaktadır. Faturaların gerekli bilgiler kullanılarak hazırlanması, onaylanması, zarflaması ve postalanması gibi süreçler, personellerin de iş gücünü artırmaktadır. Böylelikle hem personel iş gücü hem de zaman kaybı en büyük dez avantajları arasında yer alırken, kullanılan e-fatura sistemleri dahilinde tüm bu süreç daha kolay ele alınmaktadır. Artık hem personelden hem de zamandan tasarruf etmek için, sizlerde e-fatura sistemlerini tercih edebilirsiniz.
Elektronik ortamlarda arşivlenmesi mümkün olan e-fatura, eski faturalara ulaşılmayı da oldukça kolay hale getirmektedir. Program ve kullanılan platform üzerinden, fatura numaraları, irsaliye numaraları ya da diğer bilgiler kullanılarak, eski faturaları aratabilir ve istediğiniz faturayı saniyeler içerisinde görüntüleyebilirsiniz. Normal fatura arşivlerinde maalesef doğru klasörü bulmak ve içerisinden işiniz için gerekli olan faturayı bulmak kimi zaman saatler alabilmektedir. Hatta doğru klasör içerisinde yer almayan faturayı bulmak imkânsız olacaktır. Yine zamandan tasarruf etmek için e-fatura sistemi sizlere iyi bir avantaj sunmaktadır.
Kullanılan sistem dahilinde, istediğiniz faturalara ulaşabilmek için ofiste ya da iş yerinizde olmanıza da gerek kalmıyor. Elbette ki tercih edilen e-fatura uygulaması mobil cihazlar ile kontrol edilebilir durumda olacaktır. Böylelikle mobil cihazlarınız üzerinden sisteme giriş yaparak, istediğiniz faturayı görüntüleyebilir, müşterileriniz ve tedarikçileriniz ile saniyeler içerisinde paylaşabilirsiniz. Böylelikle müsait olmadığınız zamanlarda acil bir şekilde ofisinize gitmenize gerek kalmadan, faturalarınıza oldukça kolay bir şekilde ulaşarak, görüntüleme sağlayabileceksiniz. Yine mobil cihazların yanı sıra, internet kullanımı mümkün olan diğer cihazlardan da kolaylıkla bu işlemlerinizin tümünü gerçekleştirebilmeniz mümkündür. Yani, akıllı telefon, bilgisayar ve tabletlerden tüm bu işlemleri gerçekleştirebilmek oldukça basit bir hale getirilmiştir.
E-Fatura'nın Dezavantajları Var Mıdır?
Eğer ki, aşağıda bahsedilen dezavantajlar, olumsuz bir yön olarak ele alınabilirse, elbette ki birkaç farklı dezavantajından bahsetmek mümkün olacaktır. Fakat, bu dezavantajlar, kullanımın engellenmesi için geçerli sayılmaması ön plandadır. Çünkü, çok büyük ve engelleyici, masraflı ya da zararlı yönleri bulunmuyor denilebilir.
- Sisteme kayıt olduktan sonra, sistemden çıkış yapmak mümkün değildir.
- Sisteme kayıt olduktan sonra, sistemden çıkış yapmak mümkün değildir.
- Geçmişe yönelik fatura kesilmesi için en geç tarih 7 gündür. 7 günü geçen durumlarda e-fatura oluşturulamaz.
- Kullanılan program, kolay bir ara yüze sahip değil ise, e-fatura sistemlerinin eğitimlerinin karşılanması gerekecektir. Fakat, tercih edilecek ve kullanımı kolay olan bir e-fatura sistemi için de böyle bir durum söz konusu değildir.
Genel olarak, dezavantajları hakkında bilgiler yukarıda ki gibi olurken, elbette ki avantajları ele alındığında, tercih edilmesi oldukça mantıklı olan bir sistemdir. Artık bu e-fatura sistemlerini kullanarak, hızlı, güvenli ve ücretsiz olarak düzenleyebileceğiniz e-faturalarınızı saniyeler içerisinde, müşteriler ve tedarikçiler ile paylaşabilecek, bu işlemler için iş gücünü azaltarak, firmanız açısından ekonomik bir destek sağlamış olabileceksiniz.