İşletmelerde bulunan departmanlar arasında, ön muhasebe bölümü yer almaktadır. Bu bölüm içerisinde, işletmenin nakit paraları, stokları, banka hesapları, senet, müşteri stokları gibi temel faktörlerin kayıtlarının tutulması ilk bilgiler arasındadır. Elbette ki tüm bu unsurların hareketlerini takip etmek için, bu bölüme ihtiyaç duyulur. Bu bölümde çalışacak kişiler ise, ön muhasebe ya da ön büro elemanı olarak adlandırılmaktadır. Farklı yeterliliklere sahip olan kişiler, bu bölümde çalıştırılmak üzere şirketlerin iş başvuruları dahilinde kabul görürken, ofis ortamında çalışma sağlarlar.
Ön muhasebe içeriği nedir?
Ön muhasebe ve ön muhasebe nedir sorularına yanıt olacak başlıklar, bu başlığın içeriğini oluşturmaktadır. Maddeler halinde sıralayacak olursak, şu bilgilere ulaşılabilir.
- Kasa hesabı takibi
- Cari hesap takibi
- İrsaliye ve fatura işlemleri
- Stok giriş ve çıkış takibi
- Çek ve senet takibi
- Banka hesapları takibi
Yukarıda maddeler halinde yer alan takip işlemleri, ön muhasebe tarafından yapılmaktadır. Konu hakkında bazı detaylar ise aşağıda ki gibidir.
Banka hesapları kaydı ve takibi
İşletmeye ait olan banka hesapları, bakiye ve borç bilgileri takip edilir. Hesap hareketleri takip edilerek, raporlar tutulur. Bazı durumlarda, işletme kapsamında nakit tutarın bulunmaması halinde, banka hesaplarından destek alınır. Yine çek ve senet günleri de takip edilerek, banka da çek ve senetlerin bozdurulacağı zamanlarda, para olup olmama durumu bu yöntem ile öğrenilerek, ilgili bölüme bilgilendirme yapılır.
Kasa hesabı kaydı ve takibi
Yine ön muhasebe nedir soruları içerisinde, kasa hesabının takibi de bulunmaktadır. İşletmenin tüm nakit işlemlerini takip eden kısım ise, hesap takibi işlemleridir. Kasa hesabında yer alan nakitlerin giriş ve çıkışları esnasında, hesap hareketliliği olmaktadır. Bunun yanı sıra, nakit hareketi esnasında, kasa defterine kayıtlar yapılarak, ödemelerin ve yapılacak olan tahsilatların da kasa tarafından izlendiği bilinmektedir. Bu izleme ile birlikte, işletmeye ait olan nakit paranın takibi de günlük olarak gözlemlenirken, gelir ve giderlerin takibi de yapılmaktadır.
Müşteri (cari) hesap takibi
Bir işletme ile birlikte çalışan müşteriler, cari hesap takibi ile birlikte, takibe alınmaktadır. İşletmenin müşterilerine sattığı mal ya da hizmetin karşılığı, müşterilerin işletmeye borçlanması durumunu takip eder. Y a da işletmenin satıcıdan hizmet ya da mal alması halinde, satıcıya borçlanma işlemlerini de bu hesap takip eder. Cari hesap takibi de müşteri ile işletme arasında olan hareketleri takip etmek ile görevlidir. Böylelikle alacak ve borçlandırmaları düzenler.
Fatura işlemleri
Yine ön muhasebe bölümünün içerisinde bulundurduğu işlemler arasında yer alıyor. İrsaliye ve fatura işlemleri, mal ve hizmet satın alındıktan sonra, fatura kesimi şeklinde gerçekleştirilir. Hizmet ya da mal satın alındığında da bunun karşılığında fatura alınması gerekmektedir. Gelen ve giden faturaların, belgelerin takip işlemlerini de takip eden bölüm ön muhasebe olarak adlandırılır.
Stok takibi
İşletmelerin belirlenmiş dönemlerde, isteğe ve ihtiyaca göre, mal ya da hizmet satın aldığı durumlarda, bunların girişlerinin ön muhasebe tarafından yapılması gerekmektedir. Böylelikle işletme bünyesine alınan mallar, stoklara eklenerek, stoklar güncel olarak tutulması gerekmektedir. Yine, işletme bünyesinde bulunan bazı malların, satışının yapılması ya da herhangi bir sebepten dolayı imha edilmesi, şirketten atılması durumunda da stoklardan çıkışını yaparak, güncel olarak stokları düzenler. Azalan ya da bitmekte olan malları, ilgili birime bildirerek, sipariş verilmesini sağlar. Alış faturaları ile stoklar artırılarak, satış faturası ile de stoklar azalacaktır. Stok yönetimi de bu şekilde gerçekleştirilir.
Stokta yer alan malzeme, ürün ya da hizmet, en önce hangisi satın alınmış ise, satışa ve teslime ilk o üründen başlanır. Böylelikle, bozulmaya yönelik olan ürünler mevcut ise elden çıkarılmış olacaktır. Örnek olarak, her yıl belirli dönemlerde ürün satın alımı yapan bir şirket, 1 ay önce satın aldığı ürün stoklarını kullanmadan, yeni aldığı stoklardan satış yapar ise, bu durumda o ilk alınan ürün halen işletme bünyesinde olarak, kullanım ömrünü 1 ay daha azaltmış olacaktır. Buna da dikkat etmek kesin olarak önemlidir.
Çek ve senetlerin takibini yapar
Yine ön muhasebe bölümünün içeriğinde yer alan başka bir işlem ise, çek ve senetlerinin takibinin yapılmasıdır. Çek ve senetlerin, giriş çıkış zamanlarını kayıt altına alarak, tahsil edilecek tutarın ve ne kadar ödeneceğinin işlemleri yapılır. Yine çek ve senetlerin vade takibi de yapılarak, ödeme zamanında da ödemelerin gerçekleştirilmesi sağlar. Tahsilat zamanlarında da tahsilat işlemleri yapılarak, işlemler tamamlanır.
Ön muhasebe için gerekli olan araçlar nelerdir?
Ön muhasebe de kullanılan araçların, amaca uygun olması yeterli olup, tek tip bir yöntem bulunmamaktadır. Pek çok işletmede genel olarak muhasebe defterleri ya da elektronik ortamda Excel tabloları kullanılmaktadır. Bilgiler bu şekilde saklanarak, arşivlenir. Fakat, daha büyük işletmeler ve giriş, çıkışların çok olduğu hesaplar için, daha verimli programlar kullanmak adına, ön muhasebe programları tercih edilir.
Eğer ki, bu bölümden verim alınmak isteniyorsa, uzman bir personel çalıştırmakta fayda var. Ön muhasebe ya da en büro elemanlarının, Excel ve diğer ofis programlarına hâkim olması, beraberinde şirketin kullanmakta olduğu program hakkında bilgi sahibi olması ya da bu programı kolay bir şekilde kullanmaya hâkim olması gerekmektedir. İşletmeler ise bu yeterlilikleri personellerde ararken, başvuruları da mülakatlar çerçevesinde gerçekleştirerek, işe alım süreçlerini başlatabilirler.
Ön muhasebe ve önemi
İşletmelerin günlük olarak hareketlerini ve tüm faaliyetlerini, sunulacak olan bilgiler dahilinde, en iyi şekilde işlemek ve saklamak için ön muhasebe bölümünün önemi büyüktür. Yönetim için en büyük desteği veren bir bölüm olarak adlandırılabilir. Bunun için, düzenli olarak bilgi girişleri yapılmalı ve sürekli olarak güncel şekilde tutulmalıdır. Muhasebe bu açıdan oldukça büyük bir rol oynuyor.
Geçmişte ve güncel olarak şirket bünyesinde yukarıda yer alan içeriklerin durumlarını göz ardı etmemeleri ve sürekli olarak, aksayan yönlerin belirlenmesi, faaliyet planları ve geleceğe yönelik çalışmaların yapılması, şirketin ekonomik durumu için büyük bir önem arz etmektedir. Aşağıda ki bilgiler de ön muhasebe nedir sorularına cevap olarak alınabilir.
Ön muhasebe bilgilerini tutarken nelere dikkat etmek gerekiyor?
- Gider ve tüm harcama evraklarının, makbuz bilgileri ile programa işlenmesi gerekmektedir.
- Kesilen faturalın bir örneği klasörlerde saklanmalı ve ihtiyaç halinde kolay bulunabilir bir şekilde isimlendirilmelidir. Bu konuda gruplandırma yapmak işlemleri kolay hale getirecektir.
- İthalat evraklarının ayrı bir şekilde tutulması önemlidir.
- Şirket için en önemli evraklar, kimlik bilgileri, Sicil evrakları ve imza sirküleri olarak tanımlanırken, bunların da aynı bir grup olarak, klasörlerde bulundurulması gerekmektedir.
- Çalışmakta olan kişilerin ya da işten ayrılmış, ayrılacak olan kişiler, özgeçmiş bilgileri, işten ayrılma belgeleri ve sözleşmeleri de ayrı bir klasör de bulundurulması gerekmektedir.
- Ticaret Kanunu gereğinde, evrakların 10 yıl olarak saklanması zorunludur.
- Veri kanunlarına göre ise 5 yıl olarak saklamak zorunlu tutulmuştur.
- Çek- senet ve diğer işlemlerde alınan makbuzların saklanması da dikkat edilmesi gerekenler arasında.
Genel olarak dikkat edilmesi gereken hususlar bunlar olurken, daha detaylı bilgiler ve konu ile bağlantılı diğer hesap takibi bilgileri için, web adresimizde yer alan başlıklara göz atabilirsiniz.